Asistan ve sekreter arasındaki fark, eğitim ve yetki farkının olmasıdır. Ayrıca sekreter göreve başladığı gibi görevden ayrılana kadar ya da emekli olana kadar sabit işi yapar. Asistan ise kişinin başlangıç unvanıdır. Kendini geliştirip alanı hakkında bilgi birikimi arttıkça ileri ki pozisyonu da yükselir. Bazen patron bulunmadığı zamanlarda asistan patronun yerine geçip işleri yürütebilir.
Yönetici Asistanı ve Sekreter Arasındaki Fark Nedir?
Yönetici asistanı ve sekreter arasındaki fark, yönetici asistanı sekretere göre daha deneyimlidir. Bu nedenle üst kademelerin sekreterleri daha deneyimli ve meslekte uzun süre geçirdikleri için onlara asistan denir. Departmanda görev yapan sekreterler ise yönetici veya departman sekreteri denir.
Yönetici asistanı, kişiye verilen çeşitli görevler çerçevesinde departman yöneticisine yardım eder ve ofisin işleyişini, düzenini organize eder. Temel sorumluluğu ise ofisin verimliliğini ve çalışmasını idari çalışmasını destekler.
Sekreterlerin iyi bir dinleyici özelliği olması gerekir. Sürekli kendini geliştirmesi bir yerde takılı kalıp uzun süre aynı basamakta kalmaması gerekir. İletişim kurması güçlü ve diksiyonu kuvvetli olması önemlidir. Kendini açık ve net ifade etmesi istenir.
Asistan Ne İş Yapar?
- Randevuları programlayıp organize eder.
- E-posta, mektup yazışma notları, formlar, faksı gönderir ve yazmaktan sorumlu tutulur.
- Gelecek toplantıları planlar ve detaylı olarak zamanlamasını, işleyişini bildirir.
- Düzenli olarak yazılan raporları hazırlamada yardımcı olur.
- Dosyalama sistemini geliştirmek, düzenlemek ve sürdürmekten sorumlu tutular.
- Departmanındaki kişi listelerini kayıt altına alır.
- Ofiste uygulanan politikaları, prosedürleri güncel tutar ve bu güncelliği sürdürür.
- Ofiste kullanılan malzemeleri kontrol edip eksikleri sipariş verip yeni tedarikçiler araştırır.
- Departmanın gider raporlarını hazırlayıp gönderir.
- Müşterilere ve ziyaretçilere genel destek sağlar.
- Üst düzey yöneticilerin istediklerini yapmak için yönetici ya da kıdemli idari asistan ile beraber işbirliği yapar.
Sekreter Ne İş Yapar?
- Gelen çağrıları cevaplar, yazışmaları yönetir ve mesajları not alır.
- Müşteriler ile ilgilenip, istedikleri birimlere yönlendirir.
- Gündük iş raporu hazırlar.
- Randevuları ayarlar.
- İş yüküne karşı önlem alıp hazırlıkları yapar.
- Yapılacak toplantı tarihlerini düzenler ve taraflara hatırlatmasını yapar.
- Seyahat planlamalarını hazırlayıp patrona hatırlatır.
- Fatura ve giderleri kayıt altına alır ya da işler.
- İlgili kuruluşlar ve müşteriler ile iletişim kurar.
İlginizi Çekebilir: Okuduğumu Anlamıyorum Unutuyorum
