Toplantı türleri amacına, konusuna ve düzenlendikleri yere göre farklılık göstermektedir. Özellikle katılımcı sayısı da işin içine girdiğinde birçok toplantı türü karşımıza çıkmaktadır. Toplantıların insanların fikirlerini aktarma noktasında oldukça önemli görülmesi ile birlikte birçok çeşit gelişmiştir. Bu çeşitler duruma ve değişen şartlara uygun olarak karışlıklı iletişimi sağlamaktadır. Toplantı türleri şu şekildedir;
- Konferans
- Seminer
- Çalıştay
- Forum
- Konvaksiyon
- Kongre
Contents
1.Konferans;
Teknik açıdan, ticari alanda ya da herhangi bir konuda soru cevap şeklinde yapılabilen periyodik olmayan toplantılardır. Belirli bir ya da birden fazla uzman bir araya gelebilir ve 2-3 gün içerisinde de yapılabilmektedir. Öncelikli amaç bilgi vermektir.
2.Seminer;
Genelde 30 kişi ya da daha az kişi ile yapılan toplantı çeşitleri arasında yerini almaktadır. Uzman bir yönetici bulunmaktadır. Genelde birkaç oturumu kapsamaktadır. Amaç yine konferansta olduğu gibi bilgi ve deneyim aktarımı sağlamaktır.
3.Çalıştay;
Çoğunlukla tek bir konu üzerinde problemleri konuşmak ve durum analizi yamak adına kullanılmaktadır. Genel hatları ile bakıldığında küçük gruplar tarafından oluşmaktadır.
4.Forum;
Bir konu karşıt görüşlerini de kapsayacak şekilde uzmanlar tarafından tartışma şeklinde yapılan toplantılardır. Toplantı türleri arasında oldukça önemli bir yeri bulunmaktadır. Aynı zamanda bir oturum yöneticisi de bulunmaktadır en sonunda konuyu özetlemek ve tartışmayı başlatma gibi görevleri bulunmaktadır.
5.Konvaksiyon;
Bu toplantılar genel olarak bir yasa hazırlanması aşamasında yapılmaktadır. Olağanüstü toplantılar olarak karşımıza çıkmaktadır. Ülkemizde çok sık bir şekilde yapılan toplantı tipi değildir.
6.Kongre;
Uzmanlık gerektirmektedir. Alanında uzman bir kişi sorunları çözme, bilgi verme ya da ilham verme amaçlı karşısındaki kişilere bilgi birikimini ve deneyimlerini anlatmaktadır. Hatta ülkemizde kongre turizmi oldukça önemli bir yer kaplamamaktadır.
Toplantıların Amaçları Nelerdir?
Toplantıların amaçları genellikle en temel ilkeye dayanmaktadır. Bu da karşılıklı olarak bilgi alışverişinde bulunma ve konu hakkında fikir edinmek olarak karşımıza çıkmaktadır. Fakat bir takım farklı işlevleri de bulunmaktadır. Bunlar;
- İnsanların grup olma ve iş birliği ile hareket etme düşüncesini arttırmak,
- Etkili ve doğru iletişimi sağlamak,
- Yenilikçi ve özgün fikirler bulmak,
- Takım ruhunun oluşmasını ve en üst seviyeye çıkmasını sağlamak,
- Tecrübe paylaşımını gerçekleştirmek,
- Gündeme alınan konunun ve hedeflerin daha açık bir şekilde olmasını belirlemek gibi toplantının amaçları bulunmaktadır.
Toplantıda 2-3 Kuralı Nedir?
Katılımcıların gündem maddelerinden en az 2/3’ü hakkında karar verebilecek durumda olması gerekmektedir. Toplantıda 2-3 kuralı her katılımcı için geçerli olmaktadır. Bu kurala uyan kişilerin toplantılara katılması ve hızlı kararlar alması zaman yönetimi açısından ve kararların doğruluğu açısından oldukça önemlidir. Gerekli uzmanlığa sahip kişiler tarafından yapılmaktadır.
Organizasyonlarda Toplantıların Yapılma Amacı Nedir?
Organizasyonlarda toplantıların yapılma amacı kesinlikle hedeflerin gerçekleşmesini saplamak ve iş birliği içerisinde doğru kararlar almaktır. Verimli bir şekilde etkili çalışmalar yapmak da bu konuda oldukça önem arz etmektedir.
Toplantı Yöneticisi İçin En Güç Durum Nedir?
Toplantı yöneticisi için güç durum değişkenlik göstermektedir. Eğer yönetici her şekliyle hazırsa bir problem yaşamadan oturumu sonlandıracak ve başarılı bir iş çıkarmış olacaktır. Ancak hazır olmayan ve ne yapacağını bilmeyen bir yönetici ise kollarını dahi nereye koyacağını bilemez durumuna düşebilmektedir. Bu yüzden güç duruma düşmemek için toplantıya oldukça hazırlıklı olmak gerekmektedir.
Toplantının Süresi Neden Önemlidir?
Toplantının süresi, insanların odaklanmalarını sağlamak, çalışma veriminin düşmesini engellemek, işlerin yapılışının aksamasını engellemek… Gibi birçok nedenden dolayı oldukça önemlidir. Uzun süren toplantılar hem ihtiyaçların giderilmesinin zorlaştırılması hem de bunaltıcı olması nedeniyle tercih edilmemektedir. İdeal toplantı süresini bularak çalışanlarla doğru çalışmalar yapmak gerekmektedir.
Karar Alma Toplantısı Kaç Kişi Olur?
Karar alma toplantısı en fazla 8 kişi ile yapılmaktır. Bu tip toplantıların 8’den fazla katılımcısının olmaması gerekmektedir. Aksi taktirde hem hukuken hem de normal şartlarda düzeni sağlamak zordur. Her kafadan bir ses çıkmasını engellemek, oyların daha kolay sayılması ve eşitlik durumunda atılacak adımları hızlı atmak adına 8 kişi ideal bir sayıyı temsil etmektedir. Genellikle de eşit durumlarda toplantı başkanının iki oy hakkı bulunmaktadır. Böylelikle sorunlar rahatlıkla çözülebilmektedir.
Toplantılarda Planlama Sürecinin İlk Adımı Nedir?
Toplantılarda planlama sürecinin ilk adımı kesinlikle toplantı kurallarına ve hedeflerine uygun bir şekilde hareket ederek plan hazırlamaya başlamaktır. Toplantının seyrini ilgilendiren, konuların neye göre konuşulup konuşulmayacağını belirleyen her şeyi ilk adımda yapmak gerekmektedir.
