Hepimizin eşit olarak sahip olduğu en önemli sistem zamandır. Zaman yönetimi; zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir şekilde kullanma ve denetleme sistemidir.
Zaman; yerine konması, döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan kaynaktır. Atılan ok, ağızdan çıkan söz ile birlikte geriye dönmesi mümkün olmayan üç şeyden birisi zamandır. Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Yaşamımızın birçok noktasına zamana göre karar veririz. Doğru zamanı bekleyerek kim bilir ne fırsatlar elimizden kayıp gitti. Telafisi söz konusu olmasa da önemli noktalarına değinerek zaman konusunda daha bilinçli daha dikkatli hareket edebiliriz.
Zaman yönetiminin en zayıf noktası işi ertelemektir. Uzmanlar tarafından hastalık olarak bahsedilen ve alışkanlık olarak kavrayacağımız erteleme süreçleri insanı aynı zamanda sıkıntıya sürükleyecek bir alışkanlık şeklidir. Zaman pahalı bir servettir. Eğer zaman doğru yönetilemiyorsa hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir. Zaman daima tüketilir, bu yüzden zaman ayırdığımız durumlara çok dikkat etmeliyiz.
Zaman; içinde belli bir eylemin bulunduğu süredir, eylem yoksa zaman da söz konusu değildir. Zamanın en önemli süreci misyondur. Bir şirketin varoluş sebebi misyonudur. Misyon; işletmenin var olma nedenidir. Doğru bir zaman yönetimi için mutlaka var olma nedenimizi belirlemeliyiz.
Belirlemiş olduğumuz misyon; hedefimize ulaşmak istediğimiz süreci belirler. Belirlemiş olduğumuz bu hedeflere ulaşıldığında misyon tamamlanmış olacaktır. Bu nedenle stratejik hedefler kurumun veya bireyin misyonunu tamamlayacak şekilde hazırlanmalıdır.
Stratejik hedeflerimiz mutlaka kısa süreli ve uzun süreli olmak kaydıyla belirlenmelidir. Misyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra bu hedeflere ulaşmamızı sağlayacak planlar yapmalıyız. Planlama aşamasında ilk işimiz zayıf ve güçlü yönlerimizin belirlenmesi olmalıdır.
Zamanımızı mutlaka kontrol etmeliyiz. Sorumluluklarımızı, önceliklerimizi ve amaçlarımızı netleştirmeliyiz. Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyebilirsiniz. Günlük ve haftalık zamanı kullanmanızı ve planlamanızı mutlaka programlamalısınız. Mümkün oldukça görevleri sorumlu kişilere aktarmalı, beklenmedik olaylar için boşluk oluşturmalısınız. “Kafanızı kurcalayan sizi sıkıntıya sokacağını düşündüğünüz ve boş yere zamanınızı ele geçiren engelleri mutlaka elemelisiniz.”
Zaman yönetiminin temel detayları; planlı ve programlı olmakla başlar. Programlı çalışmalı, öz disiplinimizi geliştirmeliyiz. Yapılacak olan işlerin önem sırasına göre olması bize mutlaka hız kazandıracaktır.
Zaman Yönetimi tuzakları ise; plansız olmakla başlar. Öncelikleri belirleyememek, sıralayamamak, sürekli olarak ertelemek ve bunu alışkanlık haline getirmek, işleri yarım bırakmak, aceleci olmak, sabırsız olmak, özdenetim eksikliği, dikkat dağınıklığı ve iş ortamında doğacak olan problemlerin hepsi birer zaman tuzağıdır, son derece dikkatli olmalı ve temkinli hareket etmeliyiz.
Etkin zaman yönetimi; kendimizi yönetmeyi bilerek başlar. Plan yapma alışkanlığı geliştirmeliyiz. Önceliklerimizi belirlemeliyiz, işi ertelemekten kaçınmalıyız. Toplantılarımızı çok dikkatli ve etkili yönetmeye dikkat etmeliyiz. Telefonumuzu düzenlemeli, zamanımızı harcayacak durumlara olanak sağlamamalıyız. Zaman hepimizin ortak sahip olduğu en büyük miras, en güzel şekilde değerlendirmek yaşamdan alacağımız en büyük ödül olacaktır.
