Yoğun bir hafta boyunca, bir liderin veya yöneticinin istediği son şey verimsiz bir toplantıda bir veya iki saat boşa harcanmasıdır. Verimsiz olmanın en etkili yolunun ne olacağını sorulunca, çoğunuzun aklından “kötü toplantılar” düşüncesi geçecektir. Bugün toplantılar hiç olmadığı kadar fazla çalışma saati tüketiyor. Bugün liderler haftalarının yaklaşık yarısını toplantılara harcıyorlar. [TED’in araştırmasına göre , zamanın üçte biri anlamsız, kötü yönetilen toplantılarla harcanıyor . Net bir gündem veya amaç olmadığı yerde kaç toplantıya katıldınız?]
Toplantı sonunda açık bir eylem planı olmayan konudan konuya atlayan toplantılara kaçınız katıldı? Toplantıdan, geldiğinizden daha fazla kafanız karışmışsa, lütfen elinizi kaldırın.
Toplantılar, korktuğumuz ve katlandığımız bir şey olmak zorunda değildir. İçeri girip çıkacağımız bir şey olmak zorunda değiller. Gerçek ve somut sonuçlar veren toplantıların çok daha kasıtlı, enerji verici ve üretken olma yollarını bulmalıyız.
Peki ekip toplantıları daha verimli nasıl yönlendirilir?
Liderlerin ve yöneticilerin verimli, etkili ve katılan herkes için faydalı ekip toplantısı yapabilmeleri için 10 ipucu:
-
Her toplantıyı olumlu bir şekilde düzenleyin
Odadaki herkesi olumlu bir zihniyete sokmak ve toplantı için enerjilendirmek için harika bir başlangıç noktası, odadaki herkesin ilerleme kaydettikleri veya heyecanlandıkları bir şeyi paylaşmalarını sağlamaktır. Bu hemen tüm toplantının tonunu ve yönünü ayarlar. İnsanların toplantıya katılmak zorunda olmaları konusunda olumsuz bir zihniyette olmaları yerine, pozitiflik, katkı ve pozitiflik barındıran düşüncelere kapılmaları daha makuldur. Olumlu olmak ve olumlu kalmak önemlidir.
-
Odaya hakim bir lider olun
Toplantının amacı ne olursa olsun, odadaki birinin toplantıyı yönetmek ve yönlendirmekle görev alması gerekir. Bu kişi toplantı için gündemi belirleyecek, konunun çözülmeyeceğinden emin olacak ve toplantının kararlaştırılan süre içinde kalmasını sağlayacaktır.Genellikle ilerlemeleri rapor eder, toplantıdan sonra ne olması gerektiğine açıklık getirir ve toplantıdaki insanlardan gelecekteki eylemler adımları konusunda taahhüt alırlar.
Kimsenin kontrolü ele almaması durumunda, en büyük kişilikleri veya en büyük görüşleri olan insanlar, sessiz kişilikleri katkıda bulunmayacak şekilde hükmedebilir ve durdurabilir.
-
Odada doğru kişilere sahip olun
İçinde bulunduğunuz son toplantıya tekrar bakın… Toplantı, “sayıları oluşturan” insanlarla mı doluydu yoksa katkıda bulunan ve girdi sağlayan insanlarla mı doluydu?
Gerçekten verimli bir toplantıya liderlik etmek için, kimin dahil olacağını düşünmeye zaman ayırın. Odada, değer katacak, aktif katkı yapan, arka plan bilgisine sahip, karar vericilere, aksiyon almaya çalışan ve toplantının sonucundan doğrudan etkilenecek kişilerin olmasını istersiniz. Pasif konuklara değil, üretken katkı sağlayacak toplantı odalarına insanları almaya odaklanın. Toplantılarınızı dilediğiniz gibi düzenleme özerkliğiniz varsa, en verimli sonuçları almaları için toplantıya bu şekilde devam edin.
-
Farklı toplantılarda insanların eşsiz güçlerini kullanın
Şirketinizdeki veya ekibinizdeki herkes her toplantı için uygun değil.
Üretken toplantılar oluşturmak için harika bir ipucu, ekip üyelerinin hangi toplantıların bir parçası olması gerektiği ve ne olmaması gerektiği konusunda netleşmektir. Sadece odayı doldurmayı düşünmeyin, tanıdığınız kişileri en büyük katkıyı yapacağına davet etmek konusunda seçici olun. Hepimizin farklı güçleri var.
Ekip üyelerinizden bazıları beyin fırtınası toplantılarında harika olurken, diğerleri katılım fikrinde strese girebilir. Aynısı süreç ve durum toplantıları için de geçerlidir. Toplantıdan en büyük etkiyi yaratmaya gelince, odada hangi enerjiyi istediğinizi ve kimin toplantıya doğru değeri getirebileceğini düşünmek önemlidir.
-
Net eylem adımları ve sorumlulukları ile toplantıları sonlandırın
Yaptığınız son toplantıya geri dönün, büyük sohbetler, değerli girdiler ve iç görüler olma ihtimali yüksektir. Ancak toplantının sonunda ne oldu? Hepiniz ayrı yollara mı gittiniz, yoksa açık eylem adımları ve sorumluluklar belirlendi mi? Herkesin en büyük içgörüsünü paylaşması için her toplantının sonunda bir zaman ayırmak faydalı olacaktır.
Bu, katkısı ve işbirliğini güçlendirir ve herkesin toplantıdan uzaklaşmasını ve toplantının değeri hakkında net bir bakış açısı olmasını sağlar.
-
Toplantı için net amaç oluşturun
Açam belirlemek, etkili ve verimli bir toplantı yapmak için en zorlu görevlerden biridir. Bunun nedeni, pek çok toplantının net bir amaç, hatta gündem olmadan yapılmasıdır. Bazı toplantılar basitçe gerçekleşir, çünkü birileri haftalık statü toplantısı yapmaya karar vermiş olabilir.
Bu tür toplantılara katılmak, özellikle toplantının ne hakkında olduğu, gündeminin ne olduğu veya toplantı öncelikleri hakkında net bir anlayış olmadan toplantıyı zamanınızın boşa harcanmış gibi hissetmenize neden olabilir.
-
Toplantıyı ayakta tutun
Uygulamalı Psikoloji Dergisi’ndeki bir makalede yazarlar, oturarak yapılan toplantıların, ayakta yapılan toplantılarından % 34 daha uzun sürdüğünü tespit etmiştir. Oturma toplantılarınızın istediğiniz gibi üretken olmadığını düşünüyorsanız, işleri değiştirin ve tüm katılımcıların ayakta durmasını sağlayın.
-
Toplantıları kısaltın
Toplantı için net bir amacınız ve gündeminiz varsa, toplantının ne kadar süreceği konusunda fikir sahibi olmalısınız. Toplantıları daha kısa bir zaman diliminde ayarlamaya başlayın, 30 dakika veya 40 dakika yapın ve toplantıların daha verimli ve etkili olup olmadığına bakın. Dikkat süremiz ve enerji seviyelerimiz toplantı devam ettikçe düşmeye başlayabilir.
-
Zamanında başlangıç ve bitiş
Hiç kimse toplantıların başlamasını beklemek istemez ve toplantılar aşılırsa yeniden planlanmak zorunda kalır. Zamanında biten toplantılar düzenlerseniz, katılımcılar neyin beklediğini ve vaktinde ne olacağını bildiklerini bilirler. Ekip üyeleri zamanında gelmemeyi tercih ederse, zamanında gelmelerini beklediğinizden emin olmak için o kişiyle ayrı bir toplantı yapmak akıllıca olabilir.
-
Çevreyi değiştirin
Toplantıların yavaş ilerlemeye başladığını veya bayatladığını fark ederseniz, ortamınızı değiştirme zamanı gelebilir. İlham verici bir yere giderek ya da yerel bir parkta bir ya da iki toplantı yaparak çevrenizi değiştirebilirsiniz.
