Bunu fark etmeyebilirsiniz, ancak zaman yönetimi konusundaki alışkanlıklarınız başarınızı ve verimliliğinizi artırabilir veya bozabilir. Bunun nedeni, uygun takvim yönetimi olmadan, olması gerektiği kadar odaklanıp üretken olamamaktır.
Bunu akılda tutarak, zamanınıza patron gibi sahip olmanız için 8 yol var;
-
Birleştirmek
Takvimler söz konusu olduğunda, hepimizin kendi tercihleri vardır. Bazı insanlar hala bir kağıt gündemine güveniyor. Diğerleri dev duvar takvimlerinden en iyi şekilde yararlanıyor. Ayrıca, çevrimiçi takvim uygulaması olmadan yaşayamayacak olanlar var.
Sizi düzenli ve üretken kıldığı sürece doğru veya yanlış bir takvim yoktur. Ancak, genellikle sizin için kendinizi iyi hissettiren, ona bakarak zamanınızı düzenleyebileceğiniz bir materyal bulabilirsiniz.
Sorun, birden fazla zamanlama aracı kullanıyorsanız, normal olarak da birden fazla yere serpilmiş yapılacaklar listeniz var. Belki de gündeminizde bir randevunuz ve bir diğerinde deotomatik olarak çevrimiçi takviminize eklenmiş randevunuz vardır. Sonuç olarak, bunlar kolayca karıştırılabilir ve çift-rezervasyon yapmaya başlayabilirsiniz. Bu durum sizin için pek de iyi olmayacaktır.
Takviminizi bir profesyonel gibi yönetmek için, kendinizi yalnızca bir takvime göre ayarlayın. Bu şekilde her şey tek bir konumda, tek bir düzenleme içerisinde olur.
-
Bir rutin oluşturun.
Her gece yatmadan önce, yarının nasıl olacağı hakkında net bir fikriniz olmalı. En azından önümüzdeki hafta, ay ve hatta gelecek yıl neye benzeyeceği konusunda genel bir anlayışa sahip olmalısınız.
Ünlü bir zaman planlama uzmanını, bir röportajında bu konuda şunları belirtmiştir;
“Takvimimde, belirli etkinlikler için ayrılan belirli bir zaman dilimim var, böylece zamanımı nasıl harcayacağımı bulmaya çalışıyorum. Şimdiden zaten iyi biliyorum. Bu, üst üste gelen görevler veya toplantılar olmadığı için takvimimi düzenli tutuyor. Ayrıca, üretken kalmamı da garanti ediyor, çünkü planlanmamışsa yapmam. İşte bu konuda yardımcı olmak için birkaç zaman yönetim kitapları okumanızın faydası var.”
“Ye O Kurbağayı” Kitabından Çıkartılması Gereken 21 Nokta” adlı incelememiz için >>
-
Benzer faaliyetleri bloklar halinde gruplandırın.
Bir toplantıya katılmanız gerekirken veya bir proje üzerinde çalışırken, kaç kez bir e-postayı yanıtlamak için durdunuz? Bu kesinlikle verimliliğinizi engeller. Çünkü araştırmalara göre kesintiye uğradığımızda, eldeki göreve odaklanmak yaklaşık 25 dakika sürüyor.
Benzer aktiviteleri birlikte planlamak ve gruplamak sizin için kolaylık sağlayacaktır. Bu, bir akış durumuna girmenize yardımcı olur, stresi azaltır, zaman kazandırır ve görevler arasında geçiş yapmadığınız için sizi odaklanmış ve enerjik tutar. Örneğin, e-postalara yanıt vermek için takviminizde belirli bir süreyi ve kesintisiz çalışma için başka bir bloğu engelleyin.
Aynı günde benzer toplantıları planlayın, böylece bu akışta kalabilirsiniz. Ayrıca, bilgiler aklınızda hala taze olur.
Boş zaman bloklarının yanı sıra dinlenme ve öğle yemeği için bloklar planlayın. Bu, günün geri kalanında güç alabilmeniz için size dinlenme, odaklanma ve şarj etme şansı verir.
-
Çeşitli toplantılar için zamanı optimize edin.
Bir toplantı planlarken, varsayılan ayar her zaman takviminizde bir saatlik aralıktır. Sorun şu ki, her toplantı için bu kadar zaman ayırmanız gerekmeyebilir.
Örneğin, tanıtım amaçlı bir toplantı için programınıza 10 dakikalık bir telefon görüşmesi yapın. Bu şekilde olumlu veya olumsuz olarak aktivitenizi işaretlemiş olursunuz. Daha da önemlisi, ilişkinin faydalı olmadığını düşünüyorsanız, günün sadece 10 dakikasını kullanırsınız.
-
Sırt sırta randevuları kaldırın.
Toplantılardan bahsetmişken – arka arkaya randevularınızı planlamayı bırakın. Bu, ikinci toplantınıza geç kalacağınızı garanti etmenin kesin bir yoludur. Bunun nedeni, bazı toplantıların beklenenden daha uzun sürmesi, hazırlanmak için birkaç dakikaya ihtiyacınız var veya trafikte sıkışıp kalıyorsunuz.
Farklı bir yere gidecekseniz, toplantılar arasında en az 15 dakikalık arabellek süresine sahip olmaya çalışın. Bu size nefesinizi tutma, yeniden odaklama ve toplantıya asla geç kalmamanızı sağlama şansı verecektir.
-
Dağınıklığı temizleyin.
Takviminizin kontrolünü tamamen kaybetmek ister misiniz? Takviminizin dikişlerini patlatacak kadar dağınık olun.
Bu, takviminizin aşağıdakilerle dolu olduğu anlamına gelir:
- “Check-in” gibi sürekli toplantılar.
- Gündemde olamayan veya amaçsız toplantılar.
- Artık programınıza uymayan tekrarlanan etkinlikler ve taahhütler.
- Takviminizi dakikalık görevler ile doldurma.
- Sabahları ilk iş olarak köpeğinizle yürümek gibi ikinci doğa aktiviteleri planlamak.
Birkaç dakika ayırın ve takviminiz için bu karmaşayı temizleyin. Yalın, ortalama ve yönetimi çok daha kolay olacak.
“Zamanınızı Etkin Kullanarak Siz Zamanı Yönetin, Zaman Sizi Değil” adlı makalemiz için >>
-
Sadece “hayır” deyin.
Her isteğinize sürekli “evet” diyorsanız, takviminizin kendinize ait olmayan görevler ve etkinlikler ile dolmasını, elinize bir çay alarak bekleyebilirsiniz. Hiç endişelenmeyin, hemen dolacak. Başka bir deyişle, işiniz için zaman ayırmak yerine, başkalarının işlerini bitirmesine yardımcı olmakla dolu hale gelecek. Hafta sonlarınızı yürüyüşe çıkmak ya da yemek kursuna katılmak için açık tutmak yerine, partiden partiye gideceksiniz.
Bu durum asla “evet” diyemeyeceğiniz anlamına gelmiyor. Bu, takviminizin kontrolünüzde kalması için sınırları belirlemek anlamına gelir.
-
Haftalık bir inceleme yapın.
Haftanın bir gününde mutlaka, o hafta neler yaptığınız hakkında bir inceleme yapın. Hangi toplantıyı kaçırdınız, hangi toplantı daha uzun sürdü? Yolda ne kadar zaman harcadığınız konularında bir fikir sahibi olacaksınız ve diğer haftayı daha güzel planlayacaksınız. Yaptığınız planı daha verimli şekilde yerine getireceksiniz.
Geçmişi gözden geçirin. Geçen haftaki takvime bakın. Bir takip e-postası göndermek gibi bir şeyi, gözden kaçırmış olabilirsiniz. Gelecek için planları gözden geçirin. Bu size hazırlanmak için yaklaşan tüm randevularınızı veya toplantılarınızı hatırlatır.
İyi bir zihniyetle haftanıza başlarsınız. Takviminizi pazar gecesi veya pazartesi sabahı gözden geçirmek, proaktif olmanızı ve gelecek haftaya hazırlıklı olmanızı sağlar.
