İletişim kurarken mesajı karşıya ulaştırırken mesajın sahip olması gereken bazı özellikler vardır. Bu özellikler mesajın anlaşılırlığını, karşıya ulaşma sürecini, çok kişiye hitap etmesini doğrudan etkilenmektedir. Etkili mesajın sahip olması gereken özellikler:
1) Mesaj açık ve net olmalıdır.
Kişinin anlaşılması için verdiği mesajın net olması gerekir. Fazla süslü kelimelerden uzak, yalın bir anlatım kullanarak karşınızdaki kişiye kendinizi ifade etmelisiniz.
2) Mesaj kısa ve öz olmalıdır.
İletişim sırasında mesajın kısa ve öz olması direkt mesaja dikkat çekeceğinden konuyu daha iyi ifade etmenizi sağlar. Kafa karışıklığı ortadan kalkar, mesaj daha kolay anlaşılır.
3) Mesaj somut olmalıdır.
Eğer mesaj somut olursa, dinleyiciler söylenileni zihinlerinde çizebilirler. Önemli olan kısımların insanların aklında canlanması için somutluk önemlidir. Benzetmelerden yararlanmak, örnekler vermek bu konuda yardımcı olacaktır. Anlatılanı somut bir olayla vermek aynı zamanda kalıcılığı da arttıracaktır.
4) Doğruluk
Paylaşılan mesajlar her zaman doğru olmalıdır. Eğer bu konuda ikilem yaratılırsa insanların güveni kırılacaktır ve iletişim süreci olumsuz etkilenecektir.
5) Tutarlılık
Paylaşılan mesaj kendi içinde ve ana konuyla tutarlı olmalıdır.
6) Bütünlük
Eksiksiz bir mesaj, dinleyicilere lazım olan tüm bilgileri içermelidir. Mesela, bir yere çağrılıyorlarsa, bağlantı kurulacak isimler, telefonlar, tarihler, yerler vs. belirtilmelidir.
7) Kibarlık
Nazik ve seviyeli olmak, sağlıklı bir iletişim süreci için şarttır. İnsanların kibar ve seviyeli insanları dinleme olasılığı, iletişimi sürdürme olasılığı daha fazladır.
